7月通常総会 懇親会の実施について

報告@

 

 

事業名

テーマ

7月通常総会 懇親会

サブテーマ

グループ名

組織力強化グループ

委員会名

総務ブランディング委員会

担当室長名・役職名

室担当専務理事

今別府 正義

確認日

2018年 4月 2日

 

委員長名

委員長

上村 一

確認日

2018年 4月 2日

 

文書作成者役職・氏名

委員長

上村 一

作成日時

2018年 4月 2日

 

トップ/概要/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

概要

 

1.

懇親会の対象者

 

対外対象者:選挙管理委員会(25名)

対内対象者:監事瀬戸山純之先輩、都城青年会議所 正会員


2.

実施日時

 

2018年 7月17日(火) 21:10〜22:10


3.

実施場所・会場

 

実施会場 : ホテル中山荘 (〒885−0077 都城市松元町3街区20号  TEL:0986−23−3666

懇親会   : 2F エメラルド


4.

参加員数計画並びに参加推進方法

 

1)    参加員数計画

メンバー

: 

目標53

LOM会員数65名(担当委員会12名を除く)

監 事

: 

目標 1名

瀬戸山純之先輩

シ ニ ア

 

目標 0名

 

外  部

: 

目標 0名

そ の 他

: 

目標25名

  

: 

目標79

2)    参加推進方法

7月通常総会の案内<正会員は往復はがき・選挙管理委員会は文書>の中で、懇親会の開催も告知します。


5.

予算総額

276,500

懇親会収支予算書へ


6.

外部協力者・協力種別

 

(共催)

(協賛)

(後援)

(その他)

2018年度選挙管理委員会 25名


7.

引用著作物の有無

財政局長確認番号

著−00−00

財政局長確認日

2018年00月00日


8.

対外配布資料の有無

 

 


9.

実施組織

 

事業総括

委員長 上村一

タイムキーパー

:副委員長 川田匠

受付・誘導・会費管理

:運営幹事 常盤尚揮・委員 小玉将臣・BRIANWEE

懇親会司会

:委   員 和田幸太郎

舞台

:委   員 國分葉月・串間由里奈・川内賢幸

音響・備品・PC操作

:委   員 西川彰・脇元亮・

写真係り

:委   員 本愛介


10.

事業内容(目的達成のための手法説明)

 

【 計 画 】

【懇親会】 21:10〜22:10     ※懇親会シナリオ  スライド

21:10〜21:11( 1分)

懇親会開会 ・司会者挨拶

21:11〜21:14( 3分)

理事長挨拶

21:14〜21:17( 3分)

2018年度7月通常総会選挙管理委員会メンバー紹介 ( 今別府専務理事 )

21:17〜21:20( 3分)

森山 数也 都城JCシニアクラブ会長挨拶

(2018年度7月通常総会選挙管理委員長)

21:20〜21:23( 3分)

乾杯 (畑中 伸志 都城JCシニアクラブ幹事長)

21:23〜21:40(17分)

歓談@

21:40〜21:46( 6分)

次年度役員予定者紹介・次年度理事長予定者挨拶

21:46〜22:07(21分)

歓談A

22:07〜22:10( 3分)

万歳三唱 (山ア 忠芳 都城JCシニアクラブ副会長)

22:10

閉会


11.

前年度からの引継ぎ事項

 

@ 総会の重要性や魅力ある事業を発信し続けると共に、青年会議所に所属する意義を互いに共有する取り組みが必要です。

A.総会と同様、懇親会についても引き続き参加してもらえるよう、担当委員会はもとより、各委員長、副委員長からも当日まで呼びかけをします。

A 先輩方との繋がりが希薄になっている結果であろうというのが1点と、もう1点は、選挙管理委員会を47年度以降の各卒業年度より満遍なく選任したことにより、各年度少人数となり、懇親会へ出席しづらい状況となってしまったことが原因と考えられます。シニアクラブとの打ち合わせは総会に重きを置いて進めるため、懇親会まで如何に出席していただくか、ということも含めて協議を進める必要があります。

A.選挙管理委員会の選定については、シニアクラブとの打合せを十分に行います。

B 電話連絡以外の手段として直接訪問する選択肢もありますが、幹事長を始めとする各年度幹事の先輩方にご協力を仰いでも良かったのではないかと思いまいした。

A.担当委員会の電話連絡以外にも、先輩方にもご協力をいただけるようにします。


12.

公益性の有無

公益確認番号

「公益目的事業」該当項目 :無


13.

実施までの工程管理・スケジューリング(作業内容・担当・納期・チェック)

 

2018年

3月19日(月)

委員会

 

3月20日(火)

畑中伸志シニアクラブ幹事長と日時、会場について電話にて協議@

 

3月22日(木)

スタッフ会議(協議@)

 

4月 5日(木)

第4回理事会(協議@)

 

4月24日(火)

スタッフ会議(協議A)

 

5月 7日(月)

第5回理事会(協議A)

 

5月22日(火)

スタッフ会議(協議B)

 

6月 7日(木)

第6回理事会(協議B)

 

6月 8日(金)

選挙管理委員長任命状(1ヶ月前まで)・選挙管理委員任命状・往復ハガキの郵送、

選挙セミナー案内FAX

 

6月22日(金)

スタッフ会議(審議)

 

7月 6日(金)

第7回理事会(審議)

 

7月10日(火)

選挙セミナー、委員会、監事被推薦者の提出・公示(不在者投票開始日の前日まで)

 

7月11日(水)

不在者投票開始(事務局)

 

7月13日(金)

委員会、不在者投票最終(事務局)

 

7月16日(月)

委員会(スタッフ合同リハーサル)

 

7月17日(火)

最終リハーサル、7月通常総会実施

 

7月18日(水)

次年度理事長予定者の公示(選挙日翌日)


14.

依頼事項

 

@懇親会費は委員会毎にまとめていただいたうえで徴収しますのでご協力ください。

A当日のキャンセルには対応しかねますのでご了承下さい。

B懇親会終了後は、本年度役員、次年度役員予定者並びにシニアクラブの先輩方を交えた懇親会を計画していますので、役員の皆様は全員参加をお願いします。

トップ/概要/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

前回までの流れ(意見と対応)

 

3月度スタッフ会議

 

開催日

2018年

 3月

22日

(木)

報告@

 

意見1:

1月総会の経験をもとに、聞く姿勢を作るように照明や音響なども使えるよう検討してください。

対応1:

舞台の登壇者にしっかりと注意が向けられるよう検討します。

意見2:

写真係は1月総会で担当した串間さんではなく、本君になっていますが理由がありますか。

対応2:

例会ごとの写真担当は、例会をじっくり聞けない可能性もあるので、なるべく担当を回すようにしていて、7月は本君を考えています。

意見3:

1月総会でもそうでしたが、懇親会は、総会とセットで出るように、メンバーにもしっかりと伝えてください。

対応3:

総会と懇親会はセットだとメンバーに伝えていきます。

意見4:

懇親会に参加されるシニアの方々は、席の配置を考え、各席にばらしてください。(星原副理事長)

対応4:

そのように配置します。

意見5:

総会の懇親会ではなくていいですが、総務ブランディング委員会の卒業予定者も、どこかで前面に出してください。(星原副理事長)

対応5:

予定者の役割については、どこかで出していきます。

意見6:

乾杯と万歳三唱については、例年通りの役職の方にお願いする形でしょうか。(柳田理事長)

対応6:

今現在は、昨年と同様です。ただ、本年のシニアの役員は、副会長が2名いるので、悩んでいるところです。

意見7:

そのあたりの役割についても、幹事長にご相談のうえ最終的には決めてください。(柳田理事長)

対応7:

そのようにします。


第◯回理事会

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告@

 

意見1:

 

対応1:

 


◯月度財政局長確認

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告A

 

意見1:

 

対応1:

 


◯月度スタッフ会議

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告A

 

意見1:

 

対応1:

 


第◯回理事会

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告A

 

意見1:

 

対応1:

 


◯月度スタッフ会議

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告B

 

意見1:

 

対応1:

 


第◯回理事会

 

開催日

2018年

00月

00日

(◯)

報告B

 

意見1:

 

対応1:

 

トップ/概要/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

議案上程スケジュール

 

事業計画 ・ 予算

事業報告 ・ 決算

回数

諸会議名

開催日時

議事

回数

諸会議名

開催日時

議事

3月度

スタッフ会議

2018年 3月22日

協議

8月度

財政局長確認

2018年 8月22日

審議

第4回

理事会

2018年 4月 5日

協議

8月度

スタッフ会議

2018年 8月22日

審議

4月度

財政局長確認

2018年 4月23日

協議

9月度

監事監査

2018年 9月 3日

監査

4月度

スタッフ会議

2018年 4月24日

協議

第9回

理事会

2018年 9月 7日

審議

第5回

理事会

2018年 5月 7日

協議

 

 

 

 

 

5月度

スタッフ会議

2018年 5月22日

協議

 

 

 

 

 

第6回

理事会

2018年 6月 7日

協議

 

 

 

 

 

6月度

スタッフ会議

2018年 6月22日

審議

 

 

 

 

 

第7回

理事会

2018年 7月 6日

審議

 

 

 

 

 

 

トップ/概要/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算

参考資料一覧

 

 

種  別

資  料  名

1

電子

公益目的事業23項目

2

電子

懇親会スライド シナリオ 席次表

3

電子

引継事項 正会員顔写真

トップ/概要/前回までの流れ/上程日程/参考資料/事業予算